Betriebskostenabrechnung prüfen: Was Mieter beachten müssen

1.1 Was sind Betriebskosten?

In § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgehalten, was Betriebskosten sind. Diese werden definiert als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den „bestimmungsmäßigen Gebrauch“ des Gebäudes sowie der Nebengebäude, Anlagen und des Grundstücks laufend entstehen. Dabei handelt es sich also um wiederkehrende und regelmäßige Kosten.

Einmalig oder in nicht voraussehbaren zeitlichen Abständen entstehende Kosten (z. B. einmalige Sperrmüllabfuhr) fallen nicht unter den Begriff der Betriebskosten. Man unterscheidet zwischen sogenannten kalten und warmen Betriebskosten. Unter den kalten Betriebskosten versteht man alle Betriebskosten ohne die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung. Das sind zum Beispiel Müllentsorgungs- oder Reinigungskosten. Zählt man diese Kosten dazu, spricht man von dem warmen Betriebskosten.

1.2 Unterschied Betriebskosten und Nebenkosten

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten im gleichen Atemzug verwendet. Dabei unterscheiden sich die beiden Begriffe in ihrer rechtlichen Bedeutung ganz wesentlich. Betriebskosten bezeichnen alle laufenden Kosten einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den Mieter in der jährlichen Betriebskostenabrechnung umgelegt werden dürfen. Alle weiteren Kosten, die der Vermieter einmalig tragen muss und nicht auf seine Mieter umlegen darf, sind somit lediglich Nebenkosten und keine Betriebskosten. Damit bestehen alle Betriebskosten aus laufenden Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten - wie die einmaligen Nebenkosten - sind gleichzeitig Betriebskosten. Typische Betriebskosten und damit umlagefähige Nebenkosten sind beispielsweise Abwasser, Wasserversorgung, Heizkosten, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hausmeister, Antenne und Kabel. Keine Betriebskosten und damit keine umlagefähigen Nebenkosten sind dagegen Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, weil sie einmalig und nicht laufend entstehen. Bei Gewerbetreibenden können weitere Nebenkosten entstehen, die der Vermieter in der Abrechnung oder im Mietvertrag aufführen muss.

2. Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formal korrekt?

Keine Frage: Ist die Abrechnung korrekt und eine Nachzahlung entstanden, muss der Mieter sie bezahlen. Ist das aber nicht der Fall, dürfen Mieter Einspruch einlegen und eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung verlangen. Formal korrekt ist unter anderem, dass Eigentümer für den jeweiligen Jahreszeitraum die Betriebskosten nur innerhalb der darauffolgenden zwölf Monate abrechnen dürfen

Erhält der Mieter jedoch ein Guthaben aufgrund niedrigerer Betriebskosten, kann er dies bis zu drei Jahre nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung anfordern. In der Regel ist der Vermieter aber dazu verpflichtet, das Guthaben innerhalb eines Monats auszuzahlen, sofern es nicht zum Beispiel mit der Miete verrechnet werden soll.

Im Allgemeinen müssen die Betriebskosten genau benannt und die Berechnung verständlich und richtig aufgeschlüsselt sein. Auch die Angaben über die Quadratmeterzahlen müssen stimmen. Im Zweifelsfall haben Mieter nach Paragraph 259 ein Recht auf Belegeinsicht. Verweigern Vermieter die Einsichtnahme, müssen Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht akzeptieren und einer Nachzahlung nicht nachkommen. In einigen Fällen dürfen Mieter auch die Unterlagen anderer Mieter einsehen, sofern die Prüfung der Rechtmäßigkeit ohne diese Einsicht nicht möglich ist. Außerdem muss erkennbar sein, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet wurden. Der Umlageschlüssel ist meist im Mietvertrag geregelt und wird oft nach Quadratmetern oder Personen im Haushalt berechnet.

5. Was darf nicht über die Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden?

Leider kommt es vor, dass einige Vermieter anfallende Nebenkosten oder andere Kosten in der Betriebskostenabrechnung verstecken. Beispielsweise dürfen Vermieter ausbleibende Mieteinnahmen nicht durch erhöhte Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Des Weiteren dürfen Vermieter von Immobilien Verwaltungskosten und Instandhaltung und -setzung nicht in Rechnung stellen.

5.1 Folgende Posten müssen Sie als Mieter nicht bezahlen:

• Leerstand: Ausbleibende Mieteinnahmen darf Ihr Vermieter nicht durch Erhöhung der Nebenkosten auf die übrigen Mieter umlegen. Auch eine Maklerprovision, darf nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden.
  

• Verwaltungskosten: Jegliche Ausgaben administrativer Natur darf Ihr Vermieter Ihnen nicht in Rechnung stellen. Sollten Aufgaben, wie z. B. das Übermitteln von Briefen, vom Hausmeister übernommen werden, können Sie die Nebenkosten für diesen angemessen kürzen.
  

• Instandhaltung und -setzung: Reparaturkosten dürfen nicht auf der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Auch hier gilt, Mieter dürfen Reparaturen, die vom Hausmeister erledigt werden, von den aufgeführten Betriebskosten für den Hausmeister abziehen.
  

• Unrealistische Preise: Sollten Ihnen unangemessen hohe Reinigungs-, Hausmeister- oder Müllgebühren auffallen, machen Sie Ihren Vermieter darauf aufmerksam. Achten Sie auch darauf, dass keine Kostenpositionen doppelt aufgeführt werden und fordern Sie im Zweifel Belegeinsicht an.
  

Auch interessant: Bestellerprinzip - Wer muss eigentlich den Makler zahlen?