Betriebskostenabrechnung prüfen: Was Mieter beachten müssen

Letztes Update: 17.06.2021

Zum Jahresbeginn kommt meist die Betriebskostenabrechnung (BK Abrechnung) und bringt für so manchen Mieter einer Wohnung böse Überraschungen mit sich. Dies liegt manchmal nicht nur an einem hohen Verbrauch. Manche Vermieter versuchen unrechtmäßigerweise, durch die Abrechnung zusätzlich anfallende Nebenkosten auf den Mieter umzulegen. Nach Aussage des Deutschen Mieterbundes ist jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. Wie setzt sich die Betriebskostenabrechnung zusammen? Wann bekomme ich als Mieter die Betriebskostenabrechnung? Und was kann ich tun, wenn die Abrechnung zu hoch ist? Erfahren Sie mehr darüber in diesem Artikel.

Themen auf dieser Seite

1. Wie setzt sich die Betriebskostenabrechnung zusammen?
2. Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formal korrekt?
3. Wann kann ich Einspruch gegen meine Betriebskostenabrechnung einlegen?
4. Was darf in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein?
5. Was darf nicht über die Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden?
6. Wie können Mieter Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen?
7. Worauf Mieter bei der Betriebskostenabrechnung noch achten sollten
Fazit

Betriebskostenabrechnung prüfen

Die wichtigsten Infos vorab:

Rechtliche Unterscheidung: Alle Betriebskosten sind gleichzeitig Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind gleichzeitig Betriebskosten
Die Betriebskostenabrechnung bekommen Mieter einmal jährlich, abhängig vom jeweiligen Beginn ihres Mietvertrages
Vermieter müssen die Betriebskosten eines Jahres innerhalb der darauffolgenden zwölf Monate abrechnen
Mieter eines Wohnhauses mit Gewerbebetrieb sollten auf einen angemessenen Verteilerschlüssel achten

1.1 Was sind Betriebskosten?

In § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgehalten, was Betriebskosten sind. Diese werden definiert als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den „bestimmungsmäßigen Gebrauch“ des Gebäudes sowie der Nebengebäude, Anlagen und des Grundstücks laufend entstehen. Dabei handelt es sich also um wiederkehrende und regelmäßige Kosten.

Einmalig oder in nicht voraussehbaren zeitlichen Abständen entstehende Kosten (z. B. einmalige Sperrmüllabfuhr) fallen nicht unter den Begriff der Betriebskosten. Man unterscheidet zwischen sogenannten kalten und warmen Betriebskosten. Unter den kalten Betriebskosten versteht man alle Betriebskosten ohne die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung. Das sind zum Beispiel Müllentsorgungs- oder Reinigungskosten. Zählt man diese Kosten dazu, spricht man von dem warmen Betriebskosten.

Betriebskostenabrechnung prüfen: die Heizkosten

1.2 Unterschied Betriebskosten und Nebenkosten

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten im gleichen Atemzug verwendet. Dabei unterscheiden sich die beiden Begriffe in ihrer rechtlichen Bedeutung ganz wesentlich. Betriebskosten bezeichnen alle laufenden Kosten einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den Mieter in der jährlichen Betriebskostenabrechnung umgelegt werden dürfen. Alle weiteren Kosten, die der Vermieter einmalig tragen muss und nicht auf seine Mieter umlegen darf, sind somit lediglich Nebenkosten und keine Betriebskosten. Damit bestehen alle Betriebskosten aus laufenden Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten - wie die einmaligen Nebenkosten - sind gleichzeitig Betriebskosten. Typische Betriebskosten und damit umlagefähige Nebenkosten sind beispielsweise Abwasser, Wasserversorgung, Heizkosten, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hausmeister, Antenne und Kabel. Keine Betriebskosten und damit keine umlagefähigen Nebenkosten sind dagegen Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, weil sie einmalig und nicht laufend entstehen. Bei Gewerbetreibenden können weitere Nebenkosten entstehen, die der Vermieter in der Abrechnung oder im Mietvertrag aufführen muss.

2. Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formal korrekt?

Keine Frage: Ist die Abrechnung korrekt und eine Nachzahlung entstanden, muss der Mieter sie bezahlen. Ist das aber nicht der Fall, dürfen Mieter Einspruch einlegen und eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung verlangen. Formal korrekt ist unter anderem, dass Eigentümer für den jeweiligen Jahreszeitraum die Betriebskosten nur innerhalb der darauffolgenden zwölf Monate abrechnen dürfen

Erhält der Mieter jedoch ein Guthaben aufgrund niedrigerer Betriebskosten, kann er dies bis zu drei Jahre nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung anfordern. In der Regel ist der Vermieter aber dazu verpflichtet, das Guthaben innerhalb eines Monats auszuzahlen, sofern es nicht zum Beispiel mit der Miete verrechnet werden soll.

Im Allgemeinen müssen die Betriebskosten genau benannt und die Berechnung verständlich und richtig aufgeschlüsselt sein. Auch die Angaben über die Quadratmeterzahlen müssen stimmen. Im Zweifelsfall haben Mieter nach Paragraph 259 ein Recht auf Belegeinsicht. Verweigern Vermieter die Einsichtnahme, müssen Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht akzeptieren und einer Nachzahlung nicht nachkommen. In einigen Fällen dürfen Mieter auch die Unterlagen anderer Mieter einsehen, sofern die Prüfung der Rechtmäßigkeit ohne diese Einsicht nicht möglich ist. Außerdem muss erkennbar sein, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet wurden. Der Umlageschlüssel ist meist im Mietvertrag geregelt und wird oft nach Quadratmetern oder Personen im Haushalt berechnet.

Abrechnungszeitraum: Die Betriebskosten darf Ihr Vermieter grundsätzlich nur über einen Zeitraum von zwölf Monaten abrechnen. Der Rechnungszeitraum muss allerdings nicht von Januar bis Dezember gehen, er kann auch vom 30. Juni bis 1. Juli datiert sein, solange zwölf Monate nicht überschritten werden.
Fristen beachten: Sie müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraum erhalten, andernfalls hat Ihr Vermieter kein Anrecht auf eine Nachforderung. Wenn bei Versäumung der Abrechnungsfrist durch den Vermieter ein Guthaben zu Ihren Gunsten entsteht, haben sie allerdings auch zu einem späteren Zeitpunkt noch ein Anrecht darauf. Sie als Mieter sind allerdings auch dazu verpflichtet, die Abrechnung binnen eines Monats zu bezahlen.
Aufschlüsselung der Kosten: Die Betriebskosten müssen genau benannt sein und die Berechnung muss genau aufgeschlüsselt und erklärt sein. Ebenso müssen die Angaben über die Quadratmeterzahl stimmen. Im Zweifel haben Sie nach § 259 BGB ein Recht auf Belegeinsicht, um die Rechtmäßigkeit der aufgeführten Kostenpositionen zu prüfen. Sollte Ihr Vermieter Ihnen die Einsichtnahme verweigern, müssen Sie die Nebenkostenabrechnung nicht akzeptieren und eine möglicherweise geforderte Nachzahlung nicht bezahlen. Zur Prüfung der Betriebskostenabrechnung haben Sie in manchen Fällen auch das Recht, in Unterlagen anderer Mieter einzusehen, sofern eine Prüfung nicht ohne diese möglich ist (z. B. bei Überprüfung der Kostenverteilung).
Verteilerschlüssel: Aus der Rechnung muss ersichtlich werden, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet werden. Der Umlageschlüssel wird meist nach Quadratmeter oder nach Personen im Haushalt berechnet. Ihr Schlüssel ist meistens in Ihrem Mietvertrag festgelegt.

Grundsteuer: Mit der Grundsteuer wird das Eigentum am Grundstück und der jeweiligen Bebauung besteuert. Diese Kosten kann der Vermieter anteilig an seine Mieter weitergeben, da die Grundsteuer zu den „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“ gehört und somit umlagefähig ist.
Versicherungen: Sach- und Haftpflichtversicherung dürfen ebenfalls Teil der Abrechnung sein.
Gebäudereinigung und Gartenpflege: Die Kosten, die für die Pflege des gemeinsam genutzten Raums entstehen, kann der Eigentümer auf die Nebenkostenabrechnung setzen. Auch die Anschaffung von Pflanzen und die Straßenreinigung zählen zu solchen Kosten. Wenn für diese Arbeiten ein Hausmeister eingestellt ist, wird sein Gehalt anteilig durch die Mieter getragen.
Müllentsorgung: Die Kosten für die Müllabfuhr sind ebenfalls umlagefähig. Die Anschaffungskosten der Mülleimer dürfen aber nicht auf die Mieter verteilt werden.
Gemeinsam genutzte Gebäudeteile: Neben der Säuberung können auch Beleuchtungskosten umgelegt werden. Auch die Kosten, die aus einer gemeinsamen Waschküche oder einem Fahrstuhl entstehen dürfen auf der Abrechnung inkludiert werden.
Warme Betriebskosten: Neben den kalten Betriebskosten kommen auch sämtliche Kosten für Heizung und Warmwasser auf Sie zu. Die Heizkostenabrechnung besteht zu 50% - 70% aus Ihrem individuellen Verbrauch. Die restlichen Unkosten werden meist nach Quadratmeterzahl auf alle Mieteinheiten umgelegt. Dazu zählen, neben den direkten Heizkosten, z. B. auch die Unkosten für einen Schornsteinfeger.
Weitere Nebenkosten: Auch die Wartung von Rauchmeldern, die Abwassergebühr und jegliche Kosten für Antennen- oder Kabelanschluss werden in der Betriebskostenabrechnung miteinbezogen. Kosten für einen Aufzug können ebenfalls auf die Mieter umgelegt werden. Dabei gibt es auch keine Ausnahme für Mieter, die den Aufzug nicht nutzen, weil sie beispielsweise im Erdgeschoss wohnen. Entscheidend ist, dass der Aufzug vorhanden ist.

5. Was darf nicht über die Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden?

Leider kommt es vor, dass einige Vermieter anfallende Nebenkosten oder andere Kosten in der Betriebskostenabrechnung verstecken. Beispielsweise dürfen Vermieter ausbleibende Mieteinnahmen nicht durch erhöhte Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Des Weiteren dürfen Vermieter von Immobilien Verwaltungskosten und Instandhaltung und -setzung nicht in Rechnung stellen.

5.1 Folgende Posten müssen Sie als Mieter nicht bezahlen:

Leerstand: Ausbleibende Mieteinnahmen darf Ihr Vermieter nicht durch Erhöhung der Nebenkosten auf die übrigen Mieter umlegen. Auch eine Maklerprovision, darf nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden.
Verwaltungskosten: Jegliche Ausgaben administrativer Natur darf Ihr Vermieter Ihnen nicht in Rechnung stellen. Sollten Aufgaben, wie z. B. das Übermitteln von Briefen, vom Hausmeister übernommen werden, können Sie die Nebenkosten für diesen angemessen kürzen.
Instandhaltung und -setzung: Reparaturkosten dürfen nicht auf der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Auch hier gilt, Mieter dürfen Reparaturen, die vom Hausmeister erledigt werden, von den aufgeführten Betriebskosten für den Hausmeister abziehen.
Unrealistische Preise: Sollten Ihnen unangemessen hohe Reinigungs-, Hausmeister- oder Müllgebühren auffallen, machen Sie Ihren Vermieter darauf aufmerksam. Achten Sie auch darauf, dass keine Kostenpositionen doppelt aufgeführt werden und fordern Sie im Zweifel Belegeinsicht an.

Betriebskostenabrechnung prüfen: Nachrechnen und Fehler erkennen

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