Betriebskostenabrechnung - Was können Vermieter umlegen?

Laut Mietrecht hat jeder Vermieter die Wahl, ob und zu welchem Anteil er die anfallenden Nebenkosten in der Betriebskostenabrechnung auf seine Mieter umlegen möchte. Im Mietvertrag unterscheidet man zwischen einer Nebenkostenvorauszahlung oder einer Nebenkostenpauschale.

Die in der Praxis wohl häufigste Variante ist die Nebenkostenvorauszahlung. Dabei leistet der Mieter jeden Monat eine vereinbarte Vorauszahlung. In diesem Fall muss der Vermieter die Nebenkosten einmal im Jahr abrechnen. Stellt sich heraus, dass die tatsächlichen Nebenkosten niedriger waren als die Vorauszahlung, erhält der Mieter eine Rückzahlung des Überschusses. Im umgekehrten Fall ist es die Pflicht des Mieters eine Nachzahlung zu leisten.

Die Nebenkostenpauschale ist in der Praxis eher unüblich. Hierbei zahlt der Mieter dem Vermieter einen festgesetzten monatlichen Pauschalbetrag, unabhängig von den tatsächlich genutzten Nebenkosten. Durch die Zahlung dieser Pauschale sind alle laufenden Nebenkosten abgegolten. Bei dieser Variante ist keine Nebenkostenabrechnung erforderlich.

Bestenfalls sind im Mietvertrag die Betriebskosten und der Verteilerschlüssel schon ausgewiesen. Der Verteilerschlüssel im Vertrag bestimmt, wie die Betriebskosten des Hauses auf die einzelnen Mieteinheiten umgelegt werden.

Formale Anforderungen einer Nebenkostenabrechnung

Damit die Nebenkostenabrechnung formal richtig ist, gilt es einige Mindestvoraussetzungen zu beachten:

• Angabe des Abrechnungszeitraums

• Zusammenstellung der Gesamtkosten

• Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilerschlüssels

• Kostenanteil des Mieters

• Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen

• Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung

Für eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung müssen Sie dem Mieter die Abrechnung bis spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes zukommen lassen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2019 muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens am 31. Dezember 2020 erhalten haben.

Neben der Abrechnungsfrist ist der Abrechnungszeitraum (auch “Abrechnungsperiode”) eine weitere wichtige Zeitspanne, die Sie als Vermieter beachten müssen, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Betriebskosten dürfen grundsätzlich über einen Zeitraum von maximal zwölf Monaten abgerechnet werden. Dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr von Januar bis Dezember umfasst (Regelfall) oder beispielsweise vom 30. Juni bis 1. Juli, solange zwölf Monate nicht überschritten werden.

Wird dieser Abrechnungszeitraum vom Vermieter überschritten, gilt die Abrechnung als nicht ordnungsgemäß erstellt. Dieser formelle Fehler hätte wiederum die Folge, dass der Mieter eine mögliche Nachzahlung nicht tragen muss.

Als Vermieter können Sie viele Kosten auf Ihre Mieter umlegen, allerdings gibt es auch Kosten, die der Eigentümer selbst tragen muss. Welche Kosten, die bei einem Mietverhältnis anfallen, abrechenbar sind und welche nicht, ist in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt.

Grundsätzlich können Sie nur Betriebskosten auf die Mieter umlegen, wenn diese im Mietvertrag festgehalten wurden. Dabei müssen Sie im Vertrag nicht alle Posten nennen. Unter „Betriebskosten“ fallen alle gängigen umlagefähigen Betriebskosten nach dem Katalog der Betriebskostenverordnung. Mit dieser allgemeinen Formulierung können Sie sich als Vermieter für zukünftige Ausgaben (z. B. Einstellung eines Hauswarts oder Hausmeisters) absichern. Folgende Nebenkosten gehören zu den umlagefähigen Kosten (Stand 2020):

• Grundsteuer:
  Mit der Grundsteuer wird das Eigentum am Grundstück und der jeweiligen Bebauung besteuert. Diese Nebenkosten kann der Vermieter anteilig an seine Mieter weitergeben, da die Grundsteuer zu den „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“ gehört und somit umlagefähig ist.

• Versicherungen:
  Sach- und Haftpflichtversicherung dürfen ebenfalls Teil der Abrechnung sein.

• Gebäudereinigung und Gartenpflege:
  Die Kosten, die für die Pflege des gemeinsam genutzten Raums entstehen, kann der Eigentümer auf die Nebenkostenabrechnung setzen. Auch die Anschaffung von Pflanzen und die Straßenreinigung zählen zu solchen Nebenkosten. Wenn für diese Arbeiten ein Hausmeister eingestellt ist, wird sein Gehalt anteilig durch die Mieter getragen.

• Müllentsorgung:
  Die Kosten für die Müllabfuhr sind ebenfalls umlagefähig. Die Anschaffungskosten der Mülleimer dürfen aber nicht auf die Mieter verteilt werden.

• Gemeinsam genutzte Gebäudeteile:
  Neben der Säuberung können auch Beleuchtungskosten umgelegt werden. Auch die Kosten, die aus einer gemeinsamen Waschküche oder einem Fahrstuhl entstehen, dürfen auf der Abrechnung inkludiert werden.

• Warme Betriebskosten:
  Neben den kalten Betriebskosten kommen auch sämtliche Kosten für Heizung und Warmwasser auf den Mieter zu. Die Heizkostenabrechnung besteht zu 50 bis 70 Prozent aus dem individuellen Verbrauch der Mieter. Die restlichen Kosten werden meist nach Quadratmeterzahl auf alle Mieteinheiten umgelegt. Dazu zählen, neben den direkten Heizkosten, z. B. auch die Unkosten für einen Schornsteinfeger.

• Weitere Nebenkosten:
  Auch die Wartung von Rauchmeldern, die Abwassergebühr und jegliche Kosten für Antennen- oder Kabelanschlüsse werden in der Betriebskostenabrechnung miteinbezogen. Ebenfalls können Kosten für einen Aufzug auf die Mieter umgelegt werden. Dabei gibt es auch keine Ausnahme für Mieter, die den Aufzug nicht benutzen, weil sie beispielsweise im Erdgeschoss wohnen. Entscheidend ist, dass der Aufzug vorhanden ist.

Der Vermieter ist für die Kosten der Erhaltung und Verwaltung zuständig. Kosten für Leerstand, Verwaltung oder Instandhaltung dürfen vom Vermieter nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Die folgenden Kosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden:

• Leerstand:
  Ausbleibende Mieteinnahmen darf der Vermieter nicht durch Erhöhung der Nebenkosten auf die übrigen Mieter umlegen. Auch eine Maklerprovision darf nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden.

• Verwaltungskosten:
  Jegliche Ausgaben administrativer Natur darf der Vermieter seinen Mietern nicht in Rechnung stellen.

• Instandhaltung und -setzung: Reparaturkosten dürfen nicht auf der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden, beispielsweise wenn die Fassade einen neuen Anstrich braucht oder eine Heizung defekt ist.

Damit Ihr Anspruch auf Bezahlung der Nebenkosten durch den Mieter nicht verloren geht, muss die Betriebskostenabrechnung formell korrekt sein. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass Sie die Verteilerschlüssel erklären und richtig anwenden. Die Zusammenstellung der Gesamtkosten sowie die Berechnung des Anteils des Mieters müssen enthalten und nachvollziehbar sein. Außerdem müssen die Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters abgezogen sein.

Als Vermieter sind Sie verpflichtet, die Betriebskosten genau zu benennen und die Berechnung aufzuschlüsseln und zu erklären. Alle abgerechneten Positionen müssen dabei aufgeführt sein, um die Abrechnung für den Mieter nachvollziehbar und prüffähig zu machen. Dies ist maßgeblich, um die Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß zu erstellen.

Der richtige Verteilerschlüssel

Ein häufiger Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel genannt). Dieser bestimmt, wie die anfallenden Betriebskosten auf den einzelnen Mieter verteilt werden. Als Vermieter haben Sie grundsätzlich vier Möglichkeiten, die Nebenkosten auf die Mieter umzulegen. Dabei kann entweder nach Wohnfläche, nach Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl abgerechnet werden. Als Vermieter können Sie sich zu Beginn des Mietverhältnisses für eine Variante entscheiden, in manchen Fällen bestimmt allerdings die Betriebskostenart, welcher Verteilerschlüssel verwendet werden muss. Wird vom Vermieter kein Verteilerschlüssel festgelegt, muss dieser die Nebenkosten nach Quadratmetern umlegen.

• Nach Verbrauch
  Um nach Verbrauch abzurechnen, muss die Möglichkeit geschaffen sein, den tatsächlichen Verbrauch in jeder Wohnung zu messen. Verbrauchszähler für Heizung und Wasser sind üblich, möglich sind zum Beispiel auch Aufzugskarten, um die Nutzung des Aufzuges nach Verbrauch abzurechnen. Der Verwaltungsaufwand steigt jedoch mit der Abrechnung nach Verbrauch.

• Nach Anzahl der Personen
  In einem Haus mit 20 Bewohnern legt der Vermieter die Nebenkosten auf 20 Personen um. Eine Wohnung mit drei Bewohnern würde dann zu 3/20 z. B. an den Kosten für die Reinigung des Treppenhauses beteiligt werden.

• Nach Wohneinheit
  Jede Wohnung zahlt den gleichen Anteil. Dies ist die einfachste, aber nicht immer die fairste Methode.

• Nach Anteil der Wohnfläche
  Je größer die Wohnung, desto größer der Anteil an den Nebenkosten. Eine 100 Quadratmeter große Wohnung wird mit 100/1000 (10 %) an den Nebenkosten beteiligt, wenn die Wohnfläche des gesamten Gebäudes 1.000 Quadratmeter beträgt.

In Bezug auf die Heizkosten ist geregelt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden müssen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent der Heizkosten werden verbrauchsunabhängig verteilt, meistens nach Quadratmetern. Bei älteren Immobilien muss der Verbrauch mit 70 Prozent berücksichtigt werden. Die anderen sogenannten „kalten“ Betriebskosten (Grundsteuer, Hausmeister etc.) können entweder nach Quadratmetern oder Personenzahl verteilt werden. Wasser- und Abwasserkosten können nur dann verbrauchsabhängig verteilt werden, wenn alle Wohnungen über Wasseruhren verfügen.

Achten Sie beim Erstellen der Betriebskostenabrechnung besonders auf die folgenden Punkte:

Versicherungen:
Lediglich Sach- und Haftpflichtversicherungen dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Die Rechtsschutzversicherung des Vermieters oder dessen Beitrag zum Grundeigentümerverein dürfen dem Mieter nicht in Rechnung gestellt werden.

Sonstige Betriebskosten:
Positionen dürfen ohne genauere Erklärung beispielsweise nicht als „sonstige Betriebskosten“ abgerechnet werden. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, schlüsseln Sie die Betriebskosten am besten nach den Ziffern des Betriebskostenkatalogs in § 2 der Betriebskostenverordnung auf.

Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung nach Wohnungsverkäufen:
Nach dem Verkauf einer Wohnung oder dem Wechsel der Hausverwaltung kommt es häufig zu einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung. Ein möglicher Grund dafür ist, dass der Informationsstand und etwaige Erläuterungen nicht an die neue Hausverwaltung übertragen werden und diese dementsprechend nicht mit den Gegebenheiten der einzelnen Wohnungen vertraut ist.

Einmalige Kosten:
Einmalig entstandene Kosten, welche beispielsweise nachweislich durch eine Mietpartei entstanden sind, können nicht auf alle Mieter umgelegt werden. Dazu zählt zum Beispiel die Reinigung einer mit Ungeziefer befallenen Wohnung.

Inhaltliche Fehler:
Diese sorgen in der Nebenkostenabrechnung nicht für ein Auslaufen der Abrechnungsfrist. Korrekturen können auch nachträglich vorgenommen werden, solange sie nicht zu Lasten des Mieters fallen. Haben Sie als Vermieter jedoch etwas vergessen oder zu Ihrem eigenen Nachteil falsch berechnet, können Sie keine Nachzahlung vom Mieter verlangen.

Keine Frage: Ist die Abrechnung korrekt und eine Nachzahlung entstanden, muss der Mieter sie bezahlen. Ist das aber nicht der Fall, dürfen Mieter Widerspruch einlegen und eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung verlangen.

Im Allgemeinen müssen die Betriebskosten genau benannt und die Berechnung verständlich und richtig aufgeschlüsselt sein. Auch die Angaben über die Quadratmeterzahlen müssen stimmen. Im Zweifelsfall haben Mieter nach § 259 Absatz 1 Satz 1 BGB ein Recht auf Belegeinsicht. Verweigern Vermieter die Einsichtnahme, müssen Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht akzeptieren und einer Nachzahlung nicht nachkommen. Mieter haben die Möglichkeit, die Einsicht der Belege vor Gericht einzuklagen. In einigen Fällen dürfen Mieter auch Belege und Unterlagen anderer Mieter einsehen, sofern die Prüfung der Rechtmäßigkeit ohne diese Einsicht nicht möglich ist. Außerdem muss erkennbar sein, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet wurden. Der Umlageschlüssel ist meist im Mietvertrag geregelt und wird oft nach Quadratmetern oder Personen im Haushalt berechnet.

Wenn die Abrechnung grundlegende Fehler enthält, beispielsweise wenn sie die Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist sie insgesamt unwirksam und der Mieter muss sie nicht bezahlen. Sollte es inhaltliche Fehler zu einzelnen Positionen geben, dann muss der Mieter diese ebenfalls nicht bezahlen.

Fallen die Betriebskosten höher aus als die monatlich geleisteten Vorauszahlungen des Mieters, dürfen Vermieter die Vorauszahlung erhöhen. Der neue Betrag muss sich jedoch an der letzten Betriebskostenabrechnung orientieren. In der monatlichen Betriebskostenvorauszahlung darf dann in der Regel ein Zwölftel der Nebenkostennachzahlung zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Um hohen Nachforderungen von Anfang an aus dem Weg zu gehen, sollten die Betriebskosten im Mietvertrag korrekt aufgelistet und realistisch kalkuliert sein. Im lokalen Betriebskostenspiegel, der von verschiedenen Vereinen angeboten wird, können Vermieter und Mieter die ausgewiesenen Kosten vergleichen.

Gewerbemieter unterliegen nicht dem gleichen Schutz bei der Umlage der Betriebskosten wie Mieter von privatem Wohnraum. Gewerbliche Mieter werden vom Gesetzgeber nicht als schwächere Partei gesehen, stattdessen gelten beide Parteien als Kaufleute. Die Verteilung der Nebenkosten für Gewerbeflächen wird im Mietvertrag geregelt, so auch die vereinbarten Vorauszahlungen. Die Abrechnungsfrist ist die gleiche wie bei Wohnräumen. Üblicherweise wird der Umlageschlüssel „Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes“ verwendet. Anders sieht es aus, wenn die Gewerbefläche in einer gemischt genutzten Immobilie liegt, beispielsweise wenn sich im Erdgeschoss eines Wohnhauses ein Restaurant befindet. Hierbei darf die Kostenverteilung nicht zu Lasten der Wohnraummieter ausfallen.

• Tipp 1: Achten Sie auf die formale Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung
  Um einen Zahlungsanspruch aus der Betriebskostenabrechnung erheben zu können, muss diese den Mindestvoraussetzungen entsprechen und formal korrekt sein. Dabei sind Sie verpflichtet, die folgenden Angaben in der Nebenkostenabrechnung aufzuführen: Abrechnungsperiode, Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilerschlüssels, Aufstellung der Gesamtkosten, Berechnung des Anteils des Mieters sowie die Verrechnung der Vorauszahlung und die Summe der Rück- bzw. Nachzahlung.

• Tipp 2: Beachten Sie die Abrechnungsfrist
  Sie müssen die Nebenkostenabrechnung bis spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums Ihren Mietern zukommen lassen.

• Tipp 3: Verwenden Sie den korrekten Abrechnungszeitraum
  Der Abrechnungszeitraum für eine Betriebskostenabrechnung beträgt immer zwölf Monate.

• Tipp 4: Berechnen Sie nur umlagefähige Kosten
  Grundsätzlich dürfen Sie regelmäßige und fortlaufend entstehende Kostenpositionen auf Ihre Mieter umlegen. Die Umlage der Betriebskosten muss jedoch vertraglich mit dem Mieter vereinbart werden. Dabei muss auch aufgeführt werden, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Die Kosten für Leerstand, Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung zählen nicht zu den umlagefähigen Kosten.

• Tipp 5: Wählen Sie den richtigen Verteilerschlüssel aus
  Zugelassen sind vier verschiedene Verteilerschlüssel: Nach Verbrauch, Anzahl der Personen, Wohneinheit oder Anteil der Wohnfläche. Je nachdem welche Kosten sie abrechnen, sind unterschiedliche Umlageschlüssel sinnvoll und fair.

• Tipp 6: So können Sie die Heizkosten berechnen
  Heizkosten müssen per Gesetz nach Verbrauch abgerechnet werden, genauso wie Warmwasser, sofern es zentral erhitzt wird.

• Tipp 7: Vermeiden Sie Fehler bei der Abrechnung
  Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung ist unwirksam und muss vom Mieter nicht gezahlt werden. Prüfen Sie daher Ihre Angaben und Kostenpositionen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Ziehen Sie gegebenenfalls zum Vergleich einen lokalen Betriebskostenspiegel heran.

Damit den Mieter keine bösen Überraschungen nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung erwarten, sollte er sich ausreichend über die Regelungen im Mietvertrag und der Betriebskostenverordnung informieren und gegebenenfalls um Erläuterung bitten. Bei Fehlern in der Abrechnung können so angemessene Maßnahmen eingeleitet werden. Für Vermieter ist es wichtig, die Fristen und formalen Anforderungen der Betriebskostenabrechnung einzuhalten. In jedem Fall sollten beide Parteien die Abrechnung genauestens prüfen.