Behalten Sie den Überblick mit der Hausverwaltung

Die Hausverwaltung, die auch als „Mietverwaltung“ oder „Wohnungsverwaltung“ bezeichnet werden kann, ist ein Unternehmen oder eine selbstständige Person, die im Namen des Eigentümers Immobilien, Wohnanlagen oder Gewerbeobjekte verwaltet.

Der Hausverwalter ist keinesfalls gleichzusetzen mit dem Hausmeister. Während es sich bei der Hausverwaltung um einen externen Dienstleister handelt, kann der Hausmeister ein Bestandteil der Verwaltung als Angestellter sein. Eine Unterscheidung kann auch hinsichtlich der Tätigkeiten getroffen werden. Ein Hausverwalter agiert administrativ, während ein Hausmeister handwerkliche Aufgaben übernimmt.

Bei der Betrachtung des Themas „Hausverwaltung“ muss zwischen einem Miethausverwalter und einem WEG-Verwalter unterschieden werden. Ein Miethausverwalter übernimmt die Hausverwaltung eines vermieteten Objekts eines Alleineigentümers. Für ihn gibt es keine gesetzlichen Regelungen, seine Pflichten, Aufgaben und Rechte können individuell vereinbart werden. Der WEG-Verwalter hingegen ist für die Verwaltung von Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft verantwortlich und unterliegt zahlreichen gesetzlichen Vorschriften.

Die Aufgaben einer Hausverwaltung können sehr umfangreich ausfallen und lassen sich grundsätzlich in drei Bereiche unterteilen: die kaufmännische, die juristische und die technische Verwaltung von Immobilien beziehungsweise Gewerbeobjekten.

Kaufmännische Aufgaben einer Hausverwaltung

• Mieten: Die Vereinnahmung und die Verwaltung der Mieten sowie das Anmahnen fälliger Mietzahlungen können durch die Hausverwaltung übernommen werden. In diesen Aufgabenbereich fallen die Anpassung der Mieten, die Umsetzung von Staffelmieten sowie das Verhandeln beziehungsweise die Gestaltung von Mietverträgen.

• Abrechnungen: Gegenüber dem Eigentümer ist die Erstellung von Abrechnungen und deren nachvollziehbare Auflistung notwendig.

• Nebenkostenabrechnung: Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist eine wichtige kaufmännische Tätigkeit einer Hausverwaltung.

• Buchführung: Eine exakte Buchführung über die Bezahlung von anfallenden Kosten und Dienstleistungen und die Beauftragung von Versorgungsleistungen im Rahmen des Budgets sind die Grundlage für eine erfolgreiche Hausverwaltung im Sinne des Eigentümers. Ohne entsprechende Hausverwalter-Software kann die Komplexität dieser Aufgabe nicht bewältigt werden.

Technische Aufgaben einer Hausverwaltung

• Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen: Der tägliche Betrieb von Einrichtungen innerhalb der Immobilie oder eines Gewerbeobjektes muss gewährleistet sein. Die Stromversorgung, das Funktionieren der Heizung oder Klingelanlage sowie des Aufzugs wird über die Hausverwaltung sichergestellt.

• Dienstleister: Die Beauftragung und die Kontrolle von externen Dienstleistern gehören zu den wichtigsten Aufgaben der Hausverwaltung im technischen Bereich. Darunter fallen die Reinigung der Immobilien und die Gartenpflege.

• Instandhaltungsmaßnahmen: Die Funktionalität, die Bewohnbarkeit und die Nutzung der Immobilien muss durch die Hausverwaltung sichergestellt werden. Die Wartung, Inspektion und Instandsetzung werden in der Regel durch externe Dienstleister umgesetzt.

• Modernisierungen: In Absprache mit den Eigentümern sind Modernisierungen ein zentrales Element, um die Wohnqualität zu sichern.

• Wohnungsabnahmen und Neuvermietung: Entweder die Hausverwaltung oder ein beauftragter Hausmeister kann die Wohnungsabnahmen sowie die Neuvermietungen übernehmen.

Juristische Aufgaben einer Hausverwaltung

• Gesetzgebung: Die Hausverwaltung hat die aktuelle Gesetzgebung im Blick, die an den Eigentümer und die Mieter weiterzugeben ist. Dies fällt in den Bereich der juristischen Aufgaben einer Hausverwaltung.

• Ämter: Die Hausverwaltung hält Kontakt zu den Ämtern und übernimmt, wenn notwendig, entsprechende Verhandlungen im Namen des Eigentümers.

• Juristische Vertretung: Die Hausverwaltung agiert in Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten.

Da der Leistungsumfang einer Hausverwaltung individuell gestaltet ist, können die Kosten für die Hausverwaltung erheblich variieren. Vorteilhaft für Eigentümer ist der starke Wettbewerb auf dem Markt. Lohnend ist der Vergleich von mehreren Hausverwaltern hinsichtlich ihres Leistungsspektrums und der anfallenden Kosten. Die Anzahl der Wohneinheiten, der Zustand einer Immobilie und der Umfang der Aufgaben nehmen Einfluss auf die Kosten der Verwaltung. Weiterführende Aspekte können das Mieterklientel sein, denn in einem strukturschwachen Gebiet fällt die Vermietung schwerer und die Mieter können komplizierter im Umgang sein. Hinzu kommt der Aspekt der Erreichbarkeit. Bietet die Hausverwaltung einen klassischen Arbeitsrhythmus an oder steht ein 24 Stunden-Service zur Verfügung? Je nachdem fallen die Kosten für die Hausverwaltung unterschiedlich aus.

Für die Ausübung einer Tätigkeit als Hausverwalter existieren keine gesetzlichen Vorschriften und es sind keine Qualifikationen vorgeschrieben. Im Grunde kann jeder eine Hausverwaltung gründen, ob als Einzelperson oder als Unternehmen. Das Wirken als Hausverwalter ist eine selbständige (freiberufliche) Tätigkeit, die vom Finanzamt anerkannt wird und nicht der Aufsicht des Gewerbeamtes unterliegt.

Für die Arbeit als Hausverwalter sind jedoch Qualifikationen notwendig, um die Komplexität der Anforderungen erfüllen zu können. Die Grundlage bilden dafür:

• Ausbildung zum Immobilienkaufmann

• Studiengänge mit Schwerpunkt Immobilienwirtschaft

• Studiengänge mit Schwerpunkt Immobilienmanagement

Die permanente Fortbildung und Weiterentwicklung der eigenen Fähigkeiten sind für jeden Hausverwalter von elementarer Bedeutung, um mit dem Fortschritt in der Immobilienwirtschaft mithalten zu können.

Eigentümer sollten bei der Beauftragung einer Hausverwaltung mehrere Faktoren in die Entscheidung einbeziehen:

• Qualifikationen des Hausverwalters

• Organisation der Hausverwaltung (Erläuterungen zu den Abläufen einfordern)

• Kaufmännische Fähigkeiten

• Erfahrung in der Branche / gute Zeugnisse von bisherigen Aufträgen

• Mitglied in einem Verband

• Vollzeit oder Teilzeitangebot

• Sitz der Verwaltung (Nähe zur Immobilie ist vorteilhaft)

Selbst hervorragend qualifizierte Hausverwalter sind vor Fehlern nicht gefeit. Der Immobilienverband IVD gibt in diesem Fall die Empfehlung, eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen, die im Schadensfall für die finanziellen Ausfälle des Eigentümers aufkommt. Eine zusätzliche Vertrauensschadenversicherung schützt versicherte Unternehmen vor Vermögensschäden durch kriminelle Handlungen von außenstehenden Dritten oder Mitarbeitern.