Nebenkostenabrechnung: Mit Sorgfalt gegen das Konfliktpotenzial

Einmal im Jahr erhalten Mietende von ihrem Vermieter eine Nebenkostenabrechnung. Darüber werden verschiedene Posten, wie etwa das Heizen, der Wasserverbrauch oder die Grundsteuer, auf die Mieter umgelegt. Bei der Abrechnung sind größte Sorgfalt und genaue Prüfung gefragt, damit unzulässige Kosten keinen Konflikt entstehen lassen. 

Es gibt genaue gesetzliche Grundlagen, was Vermieter auf ihre Mieter umlegen dürfen und was nicht. In diesem Lexikonbeitrag informieren wir Sie darüber, welche Posten eine Nebenkostenabrechnung enthalten darf, bis wann diese beim Mieter eingegangen sein muss und worauf Mieter und Vermieter achten sollten. 

Die Nebenkostenabrechnung ist eine Aufstellung aller angefallenen Kosten, die Mieter nicht über die Kaltmiete bezahlen. Diese Posten werden separat berechnet und im Rahmen der Nebenkostenabrechnung ermittelt. 

Mieter erhalten die Aufstellung einmal im Jahr von ihrem Vermieter. In der Regel handelt es sich dabei um eine Tabelle, in der die Nachzahlungs- und die Erstattungsbeträge aufgeführt werden. Mieter lesen daraus ab, wie viel sie bereits im Voraus bezahlt haben und ob diese Höhe angemessen war. 

In vielen Fällen kommt es zu fehlenden Beträgen: Mieter müssen diese dann nachbezahlen, wenn sie beispielsweise mehr Strom verbraucht haben, als geplant war.

Die Nebenkostenabrechnung gibt in manchen Häusern Anlass zu Streitigkeiten: Nicht immer sind die Mieter damit einverstanden, welche Kosten durch den Vermieter auf sie umgelegt werden. Dabei gibt es genaue gesetzliche Regelungen dazu, welche Posten in der Aufstellung enthalten sein dürfen.

Dazu zählen unter anderem:

• Heizkosten

• Kosten für Warmwasser

• Grundsteuer

• Abwassergebühr

• Sachversicherungen für die Immobilie

• Haftpflichtversicherungen für die Immobilie

• Kosten für einen Hausmeister

• verschiedene Betriebskosten (Reinigung, Gartenpflege, Beleuchtung etc.)

Vermieter sollten sich präzise an diese Vorgaben halten und keine weiteren Kosten auf die Mieter umlegen. Dabei kann sich herausstellen, dass sie selbst für die eine oder andere Reparatur aufkommen müssen und sich das Geld nicht von den Bewohnern zurückholen können. Gleiches gilt auch für Bank- und Kontoführungsgebühren, Modernisierungen oder Verwaltungskosten. Es ist zudem nicht zulässig, „sonstige Kosten“ als Nebenkosten zu berechnen, ohne sie näher zu definieren. Alle Positionen in der Nebenkostenabrechnung müssen erklärt werden.

Wenn Vermieter unzulässige Nebenkosten abrechnen, müssen sie mit dem Einspruch ihrer Mieter rechnen und gegebenenfalls bereits erhaltene Nachzahlungen zurückerstatten.

Vermieter haben die Möglichkeit, sich von der Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung befreien zu lassen. Dann wird stattdessen eine Pauschale berechnet, die zuvor in den Mietverträgen festgehalten wurde.

Das hat den Vorteil, dass Mieter mit einer festen Summe kalkulieren können und keine Nachzahlungen auf sie zukommen. Vermieter profitieren davon, dass sie keinerlei Arbeit in die Erstellung der Abrechnung stecken müssen.

Der Nachteil liegt jedoch ebenso auf der Hand: Haben Mieter weniger verbraucht, erhalten sie keine Rückzahlungen durch den Vermieter. Und Vermieter bleiben bei einem höheren Verbrauch wiederum auf den Mehrkosten sitzen.

Auf dem Ausstellen der Nebenkostenabrechnung liegt eine Frist: Vermieter habenzwölf Monate Zeit, den Mietern die Abrechnung vorzulegen. Maßgebend dafür ist das Ende des Abrechnungszeitraums.

Dabei handelt es sich meistens um ein Kalenderjahr. Die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2022 muss demnach bis zum 31.12.2023 bei den Mietern eingehen. Wann genau sie Ihre Abrechnung erhalten, hängt jedoch von den Gepflogenheiten des Vermieters ab.

Für die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen gibt es konkrete Regelungen. Wenn der Vermieter sie erst nach Ablauf der Frist erstellt, hat er keinen rechtlichen Anspruch mehr auf Nachzahlungen.

Deshalb gibt: Haben Sie selbst eine Immobilie, dann sollten Sie unbedingt die Nebenkosten innerhalb der Frist, sprich während der dafür vorgesehenen von zwölf Monaten, abrechnen und Ihren Mietern übergeben. Als Mieter hingegen sind Sie nicht dazu verpflichtet, Nachzahlungen aus zu spät übermittelten Abrechnungen zu bezahlen.

Sie haben den Eindruck, dass Ihre Nebenkostenabrechnung nicht korrekt ist? Wenden Sie sich in diesem Fall zur Beratung. Es passiert mitunter schnell, dass eine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ausgestellt wird – sei es aus Versehen oder um absichtlich mehr Kosten auf Mieter umzulegen.

Mieter, die Fehler bei ihrer Abrechnung vermuten, haben die Möglichkeit, zunächst Rückfragen an ihren Vermieter zu stellen, um die Angelegenheit einvernehmlich zu klären. Vermieter haben grundsätzlich eine Auskunftspflicht: Das heißt, sie müssen alle Positionen nachvollziehbar erläutern können. 

Darüber hinaus steht es Mietern frei, im Zweifel eine Verbraucherzentrale oder einen Mieterverein zu kontaktieren. An diesen Anlaufstellen wird ihre Abrechnung geprüft. Sie erhalten dann eine professionelle Einschätzung darüber, ob die Kosten gerechtfertigt sind oder nicht. 

Wie Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Deshalb fertigen viele Eigentümer diese selbst an. Das ist kostengünstiger und bietet dem Vermieter zudem einen guten Überblick über den Verbrauch aller Parteien. Für die Nebenkostenabrechnung lassen sich Muster-Vorlagen aus dem Internet heranziehen.

Die Abrechnung muss aber nicht zwingend durch den Vermieter selbst erstellt werden. Diese Aufgabe kann beispielsweise durch eine Hausverwaltung übernommen werden. Auch Steuerberater können damit beauftragt werden, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Durch die Beauftragung von Profis sinkt außerdem das Fehlerrisiko und damit das Konfliktpotenzial.

Als Mieter erhalten Sie einmal im Jahr die Nebenkostenabrechnung durch Ihren Vermieter. Diese sollten Sie sich unbedingt genau ansehen: Manchmal werden Posten unzulässigerweise umgelegt. Sie können die Nebenkostenabrechnung prüfen, indem Sie die einzelnen Positionen durchgehen und sicherstellen, dass diese auch tatsächlich geltend gemacht werden dürfen. Lassen Sie sich alternativ sich von einem Experten beraten.

Das gilt auch, wenn Sie selbst der Vermieter sind. Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist eine umfangreiche Aufgabe, die einer genauen Kenntnis über die rechtlichen Vorgaben bedarf. Informieren Sie sich deshalb ganz genau darüber, welche Kosten Sie auf Ihre Mieter umlegen dürfen. Das vermeidet anschließende Korrekturen und trägt zu einem gesunden Verhältnis zu den Mietparteien bei.