Umlaufbeschluss: Definition, Ablauf und Vorteile

Einmal im Jahr kommen Wohnungseigentümer zu einer Eigentümerversammlung zusammen, um Beschlüsse über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Wohneigentums zu erarbeiten und festzulegen. Um außerhalb der Eigentümerversammlung Vereinbarungen zu treffen, gibt es die Möglichkeit des Umlaufbeschlusses. Welche Voraussetzungen für einen Umlaufbeschluss bei Wohnungseigentum gelten müssen, wie dieser umgesetzt wird und wann er rechtskräftig ist, lesen Sie hier.

Um Änderungen rund um das Wohnungseigentum umzusetzen, blieb Wohnungseigentümer bisher nur die Möglichkeit, dies im Rahmen der jährlichen Eigentümerversammlung anzustoßen. Durch die am 1. Dezember 2020 in Kraft getretene Reform des Wohnungseigentumsgesetz (WEG) haben diese nach § 23 Abs. 3 WEG die Option, auch außerhalb der Eigentümerversammlung Beschlüsse zu fassen. Sollen zum Beispiel eine Renovierung durchgeführt oder Änderungen in der Hausverordnung vorgenommen werden, kann dies ebenso per Umlaufbeschluss umgesetzt werden.

Hinsichtlich des Themas Umlaufbeschluss wurden mit der WEG-Reform 2020 folgende Änderungen eingeführt:

• Textform statt Schriftform: Anstelle der bisherigen Schriftform ist es nun möglich, den Umlaufbeschluss in Textform zu verfassen. Dies bedeutet, dass der Beschluss per E-Mail, Post, WhatsApp und ähnlichen Kommunikationsmitteln übermittelt werden kann. Es ist nicht mehr erforderlich, ein ausgedrucktes Dokument mit den Unterschriften aller Eigentümer vorzulegen.

• Einfache Mehrheit: Mit der Reform wurde die Möglichkeit einer einfachen Mehrheit bei Umlaufbeschlüssen eingeführt. Das bedeutet, dass nicht mehr alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer zustimmen müssen, um den Beschluss zu erreichen. Es genügt, wenn mehr als 50 Prozent der Eigentümer für den Beschluss stimmen. Vorher war für den Umlaufbeschluss eine strikte Allstimmigkeit erforderlich.

Durch diese Änderungen sollen die Durchführung und Zustimmung zu Umlaufbeschlüssen vereinfacht und beschleunigt werden.

Umlaufbeschlüsse können grundsätzlich von den folgenden Parteien beantragt werden:

• jedem einzelnen Wohnungseigentümer

• der Verwaltung oder dem WEG-Verwalter

• Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates oder dessen Vertreter

Wer einen Umlaufbeschluss WEG-konform umsetzen möchte, kann einen Beschlussantrag an alle Wohnungseigentümer zur Abstimmung schicken. Im Internet finden Sie eine Vielzahl an kostenlosen Mustern und Vorlagen zum Umlaufbeschluss.

Wer als Wohnungseigentümer einen Umlaufbeschluss in die Wege leiten möchte, sollte zuvor folgende Aspekte berücksichtigen:

• rechtliche Grundlage prüfen: Überprüfen Sie, ob die Gemeinschaftsordnung und das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) die Möglichkeit eines Umlaufbeschlusses vorsehen. In einigen Fällen ist es erforderlich, dass diese Option ausdrücklich in der Gemeinschaftsordnung festgelegt ist.

• Vorbereitung des Beschlussantrags: Der Verwalter oder ein Eigentümer muss den Beschlussantrag formulieren und alle relevanten Informationen, Entscheidungsgrundlagen und etwaige Alternativen darin aufnehmen. Der Beschlussentwurf ist klar und verständlich zu formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Fristen einhalten: Eine angemessene Frist festzulegen, innerhalb derer die Eigentümer ihre Zustimmung oder Ablehnung abgeben können, ist ratsam. Bei einem Umlaufbeschluss sollte die Frist den Eigentümern ausreichend Zeit zur Verfügung stellen, den Beschlussentwurf zu prüfen und ihre Entscheidung zu treffen.

• Stimmabgabe: Jeder Eigentümer hat das Recht, seine Stimme abzugeben. Die Stimme kann in schriftlicher Form per Brief oder per E-Mail abgegeben werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Stimmen korrekt gezählt und dokumentiert werden.

• Stimmenanzahl prüfen: Überprüfen Sie, ob die erforderliche Stimmenanzahl erreicht wurde, um den Umlaufbeschluss gültig zu machen. Diese ist gegebenenfalls in der Gemeinschaftsordnung festgelegt.

• Protokollierung: Der Verwalter oder ein Eigentümer protokolliert und dokumentiert den Umlaufbeschluss und die Ergebnisse der Abstimmung. Das Protokoll sollte alle relevanten Informationen enthalten, einschließlich der Anzahl der Zustimmungen und Ablehnungen.

Es kommt bedauerlicherweise vor, dass ein Eigentümer nicht auf einen Umlaufbeschluss reagiert. In einer solchen Situation hat die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) begrenzte Handlungsmöglichkeiten. Eine verpflichtende Teilnahme an einem Umlaufverfahren ist nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Wenn ein Umlaufbeschluss eine Einstimmigkeit erfordert, führt das Nicht-Reagieren eines Eigentümers demnach zu keinem Ergebnis. Der Beschluss wäre in diesem Fall nicht wirksam, und eine Eigentümerversammlung wird erforderlich, um einen Beschluss zu fassen.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Es kann zuvor in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden, dass für ein Umlaufverfahren eine einfache Mehrheit ausreicht. Wenn eine solche Vereinbarung existiert, ist ein Umlaufbeschluss auch dann gültig, wenn einzelne Eigentümer nicht teilnehmen und ihre Stimme somit nicht abgeben.

Bei einem Umlaufbeschluss in einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist die erforderliche Mehrheit abhängig von den Regelungen in der Gemeinschaftsordnung oder im Wohnungseigentumsgesetz. Es gibt zwei mögliche Mehrheitsanforderungen:

1. Einfache Mehrheit: Ein Umlaufbeschluss kann mit einer einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen gültig werden. Das bedeutet, dass mehr als die Hälfte der abgegebenen Stimmen für den Beschluss stimmen müssen. Die absolute Anzahl der Stimmen variiert eventuell, je nachdem wie viele Eigentümer ihre Stimmen abgeben.

2. Qualifizierte Mehrheit: In manchen Fällen ist für bestimmte Entscheidungen eine qualifizierte Mehrheit erforderlich. Dies bedeutet, dass eine höhere Anzahl von Stimmen benötigt wird als bei der einfachen Mehrheit, um den Beschluss gültig zu machen. Die genaue erforderliche Mehrheit kann in der Gemeinschaftsordnung oder im Wohnungseigentumsgesetz festgelegt sein. Beispiele hierfür sind eine Zweidrittelmehrheit oder eine Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen.

Es ist wichtig, die spezifischen Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung und des Wohnungseigentumsgesetzes zu prüfen, da diese je nach WEG unterschiedlich sein können.

Wie bereits erwähnt bedeuten der Umlaufbeschluss durch eine einfache Mehrheit, dass der Beschluss angenommen wird, wenn mehr als die Hälfte der abgegebenen Stimmen dafür plädieren. Dabei werden nur die abgegebenen Stimmen berücksichtigt, nicht die Anzahl aller Eigentümer oder Miteigentumsanteile. Wenn also beispielsweise nur acht von zehn Eigentümern ihre Stimmen abgeben und dabei fünf dafür und drei dagegen stimmen, wird der Beschluss mit einfacher Mehrheit angenommen – selbst wenn im Hinblick auf die Gesamtzahl der Eigentümer, nämlich zehn, fünf Stimmen keine Mehrheit darstellten.

Die Wirksamkeit eines Umlaufbeschlusses tritt erst ein, wenn das Ergebnis veröffentlicht wird. Dem Initiator des Umlaufverfahrens, etwa einem Eigentümer in der Wohnungseigentümergemeinschaft, stehen verschiedene Vorgehensweisen zur Wahl, das Ergebnis bekannt zu geben. In den meisten Fällen erfolgt dies schriftlich per E-Mail oder Post und wird allen Eigentümern mitgeteilt. Alternativ kann das Ergebnis durch einen Aushang im Treppenhaus verkündet werden.

Um Veränderungen an gemeinschaftlichem Eigentum in die Wege, bieten Umlaufbeschlüsse viele Vorteile:

• Zeitersparnis: Ein Umlaufbeschluss fördert eine schnellere Entscheidungsfindung, da keine aufwendige Einberufung und Durchführung einer Eigentümerversammlung notwendig ist. Die Abstimmung kann schriftlich oder elektronisch erfolgen, wodurch die Eigentümer flexibel ihre Stimmen abgeben können.

• Effizienz: Durch die schriftliche Abstimmung entfällt die Notwendigkeit, sich physisch an einem Ort zu versammeln. Dadurch werden logistische Herausforderungen vermieden, wie die Terminfindung oder die Anreise aller Eigentümer zum Versammlungsort.

• Kostenersparnis: Da keine Eigentümerversammlung abgehalten werden muss, werden Kosten für Räumlichkeiten, Verpflegung oder eventuelle Dienstleistungen, wie ein Versammlungsleiter, eingespart.

• Erleichterung der Teilnahme: Ein Umlaufbeschluss ermöglicht es allen Eigentümern unabhängig von ihrem Wohnort oder ihren eigenen terminlichen Verpflichtungen ihre Stimme abzugeben. Dies erhöht die Beteiligung und versetzt Eigentümern in die Lage, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können, an den Entscheidungen der Gemeinschaft teilzunehmen.

• Flexibilität: Die Wahl der Kommunikationsmittel, wie E-Mail, Post oder elektronische Plattformen, erlaubt es den Eigentümern, den Umlaufbeschluss bequem von zu Hause aus oder unterwegs zu bearbeiten.

Ob eine Renovierung des Hausflurs oder ein Wechsel der Verwaltung – mithilfe des Umlaufbeschlusses können Wohnungseigentümer Beschlüsse einfach initiieren, um Maßnahmen innerhalb der Eigentümergemeinschaft umzusetzen.

Vor allem bei kleineren Maßnahmen oder wenn schnelles Handeln erforderlich ist, stellen Umlaufbeschlüsse eine nützliche Option für Wohnungseigentümer dar, um Anliegen innerhalb der Gemeinschaft unkompliziert und zeitnah zu regeln.