WEG-Abrechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Eine gut funktionierende Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) basiert auf finanzieller Transparenz und Verantwortlichkeit. Die WEG-Abrechnung soll dies gewährleisten. Dabei sind die Erstellung und Prüfung dieser Abrechnung rechtlich notwendige Pflichten. Mit einem klaren Verständnis der WEG-Abrechnung stellen Sie als Wohnungseigentümer oder Verwalter sicher, dass die finanziellen Ressourcen der Gemeinschaft effektiv und im besten Interesse aller verwaltet werden. Dieser Artikel beleuchtet für Sie die verschiedenen Aspekte der WEG-Abrechnung – von der Struktur bis zur formalen Kontrolle – und informiert Sie darüber, was enthalten sein muss und welche Fristen einzuhalten sind.

Die WEG-Abrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzverwaltung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Sie bietet eine klare, detaillierte Übersicht zu den finanziellen Transaktionen und zum finanziellen Status der Gemeinschaft, indem sie alle Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums – in der Regel eines Geschäftsjahres – dokumentiert.

Die Anfertigung und Prüfung der Jahresabrechnung ist gesetzlich festgehalten und findet ihre rechtliche Basis im Wohnungseigentumsgesetz. Seit dem 1. Dezember 2020 regelt es die WEG-Abrechnung neu. Laut § 29 Absatz 2 Satz 2 WEG sollen der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vor den entsprechenden Beschlüssen vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden. Dahinter steckt der Anspruch, dass die finanzielle Verwaltung nachvollziehbar für alle Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft wird – so können fundiert Entscheidungen getroffen werden bezüglich der finanziellen Planung und Verwaltung der Gemeinschaft.

Die Prüfung der WEG-Jahresabrechnung ist ein wesentlicher Schritt, um die Transparenz zu schaffen und die Richtigkeit der finanziellen Aufzeichnungen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu garantieren. Diese Prüfung wird für gewöhnlich von den Verwaltungsbeiräten der Gemeinschaft durchgeführt und ist in § 29 Absatz 2 WEG festgeschrieben.

Zuständigkeit der Verwaltungsbeiräte

Gemäß § 29 Absatz 2 Satz 2 WEG sind die Verwaltungsbeiräte dafür verantwortlich, den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung zu prüfen, bevor die entsprechenden Beschlüsse gefasst werden. Sie sollen Stellung nehmen zur Jahresabrechnung, um zu garantieren, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt aufgezeichnet und die Mittel der Gemeinschaft ordnungsgemäß verwaltet wurden.

Prüfung der Buchhaltungsunterlagen und Belege

Die Prüfung umfasst nicht nur die Jahresabrechnung selbst, sondern auch die der zugehörigen Buchhaltungsunterlagen und Belege. Darunter fallen:

• Buchungslisten, Saldenaufstellungen und Buchungskonten, die die finanziellen Transaktionen der Gemeinschaft dokumentieren

• Belege der Wohnungseigentümer wie Heizkostenabrechnungen, Kontoauszüge, Buchungsbelege, Schriftverkehr, Quittungen oder Rechnungen, die die Ausgaben und Einnahmen der Gemeinschaft belegen

Die sorgfältige Durchsicht dieser Dokumente stellt sicher, dass alle finanziellen Aktivitäten der Gemeinschaft korrekt aufgezeichnet wurden und die Jahresabrechnung die finanzielle Lage der Gemeinschaft genau und vollständig abbildet. Dadurch können die Verwaltungsbeiräte und die Wohnungseigentümer ein klares Verständnis für die finanzielle Lage ihrer Gemeinschaft erlangen und mögliche finanzielle Unstimmigkeiten oder Ungleichgewichte identifizieren und angehen.

Die Struktur der WEG-Abrechnung ist standardisiert und folgt einer klaren Gliederung. Diese dient dazu, die finanzielle Situation der Wohnungseigentümergemeinschaft transparent und nachvollziehbar darzustellen.

Auflistung der Einnahmen und Ausgaben (Gesamtabrechnung)

Keine WEG-Abrechnung ohne Belegprüfung: Die Gesamtabrechnung ist das Herzstück und dokumentiert alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Abrechnungszeitraum. Sie sollte leicht verständlich und übersichtlich sein – so können die Eigentümer die Veränderungen des Gemeinschaftsvermögens leicht erkennen.

Hinweise zu den Steuern

Die Abrechnung enthält auch wichtige Hinweise zu den steuerlichen Aspekten, die die Gemeinschaft und die Eigentümer betreffen. Dies kann Informationen über die steuerliche Behandlung von Gemeinschaftseinnahmen und -ausgaben sowie über mögliche Steuervorteile umfassen.

Auflistung von Guthaben oder nicht gedeckten Ausgaben

In diesem Abschnitt der WEG-Abrechnung werden die Guthaben oder nicht gedeckten Ausgaben aufgeführt, jeweils unter Angabe des aktuellen Umlageschlüssels und der Umlage auf die Wohnungseigentümer. Dies verschafft einen klaren Überblick über die finanzielle Position jedes Eigentümers im Verhältnis zur Gemeinschaft.

Optionale Details einer WEG-Abrechnung

Folgende Angaben müssen nicht zwingend in einer WEG-Abrechnung enthalten sein, sind jedoch der vollständigen Übersichtlichkeit halber immer dienlich:

• Auflistung aller Überschüsse der Wohnungseigentümer: Hier werden eventuelle Überschüsse der Eigentümer aufgelistet.

• Wirtschaftsbericht: Ein Bericht über bestimmte wirtschaftliche Aspekte wie Versicherungsfälle, Erhaltungsmaßnahmen oder das Hausgeldinkasso kann für die Eigentümer von Interesse sein.

• Auflistung der Hausgeldschulden einzelner Wohnungseigentümer: Die offenen Hausgeldforderungen werden hier aufgeführt, um die Eigentümer über ihre finanziellen Verpflichtungen zu informieren.

Die Struktur der WEG-Abrechnung trägt maßgeblich bei zu einer umfassenden und klaren Übersicht über die finanzielle Lage der Wohnungseigentümergemeinschaft. Durch die transparente Darstellung aller finanziellen Transaktionen können die Wohnungseigentümer fundierte Entscheidungen treffen und die Verwaltung ihrer Gemeinschaft effektiv überwachen.

Die formale Prüfung der Jahresabrechnung ist unerlässlich, um zu gewährleisten, dass die Abrechnung korrekt, vollständig und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben erstellt wurde. In der Regel wird diese Prüfung von den Verwaltungsbeiräten durchgeführt.

Vollständigkeit der Jahresabrechnung

Die Verwaltungsbeiräte gehen der Frage nach, ob die Jahresabrechnung alle erforderlichen Teile enthält. Dazu gehören die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben, Hinweise zu den Steuern, Auflistung von Guthaben oder nicht gedeckten Ausgaben sowie gegebenenfalls Informationen zu Überschüssen der Wohnungseigentümer, zum Wirtschaftsberichte und zu Hausgeldschulden einzelner Wohnungseigentümer.

Erstellungsdatum und -person der Jahresabrechnung

Die Prüfer kontrollieren auch, wann und durch wen die Jahresabrechnung erstellt wurde. Dadurch werden die Verantwortlichkeiten klar definiert und die Einhaltung der Abrechnungsfristen überprüft.

Erforderliche Angaben

Die Jahresabrechnung muss bestimmte formale Angaben enthalten:

• Ersteller: Person oder Organisation, die die Abrechnung erstellt hat

• Datum der Erstellung: Angabe, wann die Abrechnung erstellt wurde

• Abrechnungszeitraum: klar definierter Zeitraum, für den die Abrechnung erstellt wurde

• Bezugsobjekt: deutliche Bezeichnung des Objekts, für das die Anrechnung erstellt wurde (zum Beispiel das gesamte Gebäude oder einzelne Einheiten)

Bei der WEG-Abrechnung können Muster hilfreich sein. Im Internet finden sich davon einige, die Sie jedoch vorab auf die formalen Angaben hin untersuchen sollten, um bei der formalen Prüfung der Jahresabrechnung auch wirklich korrekt und standardgemäß vorzugehen. Ein Immobilienmakler kann Sie bei Unsicherheiten beraten.

Die WEG-Abrechnung besteht aus zwei Hauptteilen, die die finanzielle Situation der Wohnungseigentümergemeinschaft während des Abrechnungszeitraums sorgfältig aufbereitet und umfassend darstellen: die Gesamtabrechnung sowie Einzelabrechnungen.

Gesamtabrechnung

Die Gesamtabrechnung ist der zentrale Teil der WEG-Abrechnung und soll leicht verständlich, übersichtlich und nachvollziehbar sein. Sie muss die Veränderungen und Entwicklungen des Gemeinschaftsvermögens und finanziellen Bewegungen innerhalb des Wirtschaftsjahres (Abrechnungszeitraumes) genau aufzuzeichnen. Dies erfolgt durch eine knappe Einnahmen- und Ausgabenrechnung, in der lediglich tatsächlich erfolgte Ausgaben und tatsächlich generierte Einnahmen dokumentiert werden. Dabei ist es unerheblich, ob die Ausgaben zu Recht erfolgt sind. Die Gesamtabrechnung sollte idealerweise die Kostenarten stark aufgliedern – das verschafft Klarheit über die finanzielle Aktivität der Gemeinschaft.

Einzelabrechnungen

Zweiter Hauptteil der WEG-Abrechnung sind die Einzelabrechnungen, die für jeden Wohnungseigentümer erstellt werden. Diesen Einzelabrechnungen ist zu entnehmen, ob eine Nachzahlung zu leisten ist oder ein Guthaben entstanden ist. Die WEG-Abrechnung wird durch einen Eigentümerwechsel nicht beeinflusst, da sie immer objekt- und nicht personenbezogen ist.

Die WEG-Abrechnung bietet Ihnen Transparenz hinsichtlich der finanziellen Aktivitäten der Wohnungseigentümergemeinschaft und bildet die Grundlage für eine effektive Finanzverwaltung. Durch die ordnungsgemäße Handhabung der Abrechnung können Sie als Wohnungseigentümer oder Verwaltungsbeirat sicherstellen, dass die finanziellen Ressourcen der Gemeinschaft effektiv und im besten Interesse aller verwaltet werden.