Das Übergabeprotokoll – Sicherheit für Mieter und Vermieter

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Das Hausübergabeprotokoll bzw. auch Wohnungsübergabeprotokoll soll den Zustand der Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe an den Mieter, Vermieter oder einen neuen Eigentümer, also Käufer, dokumentieren. Dabei geht es darum festzuhalten, in welchem Zustand die Immobilie beim Ein- bzw Auszug war und welche Mängel bzw. Schäden bereits vorlagen. Besonders bei Mietwohnungen oder vermieteten Häusern spielt das Übergabeprotokoll eine wichtige Rolle. Es soll Mieter davor schützen, für Schäden verantwortlich gemacht zu werden, die vor ihrer Mietzeit, beispielsweise durch den Vormieter, entstanden sind. Allerdings ist das Übergabeprotokoll auch bei einem Eigentümerwechsel sinnvoll. Hier sollten der Verkäufer und der Käufer festhalten wie der Zustand der Immobilie zum Übergabezeitpunkt ist.

Obwohl es keine gesetzliche Pflicht für ein Wohnungsübergabeprotokoll gibt, ist es bei jedem Ein- oder Auszug zu empfehlen, da sich beide Seiten durch das Protokoll viel Ärger und spätere Streitigkeiten um den Zustand der Wohnung ersparen können. Das Wohnungsübergabeprotokoll zählt als Urkunde und hat somit im Streitfall auch vor Gericht Beweiskraft.

a) Übergabeprotokoll beim Einzug (für Haus und Wohnung)

Das Hausübergabeprotokoll oder auch Wohnungsübergabeprotokoll wird während der offiziellen Übergabe der Immobilie an den neuen Mieter oder bei einem Verkauf an den Käufer angefertigt. Dabei werden alle bereits bestehenden Schäden protokolliert sowie sämtliche Zählerstände abgelesen. Am Ende des Termins unterzeichnen sowohl der Mieter als auch der Vermieter bzw. der Käufer und der Verkäufer das Protokoll.

b) Übergabeprotokoll beim Auszug (für Haus und Wohnung)

Beim Umzug, also am Ende des Mietverhältnisses, wird die Wohnung dem Vermieter bzw. Verwalter oder Hausmeister übergeben. Falls Mängel an der Immobilie während des Mietverhältnisses entstanden sind, werden sie hierbei dokumentiert. Das Wohnungsübergabeprotokoll wird dabei in den meisten Fällen vom Vermieter bzw. Verwalter des Hauses angefertigt.

c) Übergabeprotokoll beim Mieterwechsel

Aber auch bei einem Mieterwechsel durch einen Umzug in eine andere Immobilie ist es empfehlenswert, ein Wohnungsübergabeprotokoll zu erstellen. So kann am besten nachvollzogen werden, welcher Mieter für welche Mängel an der Immobilie verantwortlich ist.

Sowohl Mieter als auch Vermieter müssen bei der Wohnungsübergabe oder der Hausübergabe gut aufpassen. Einerseits kann der Mieter hinterher als Schuldiger dastehen, wenn er eine beschädigte Wohnung übernimmt, ohne dies zu dokumentieren. Andererseits kann der Vermieter im Nachhinein einen neuen Schaden kaum beweisen, wenn der Zustand der Wohnung nicht schon beim Einzug des Mieters protokolliert wurde. Somit bietet das Wohnungsübergabeprotokoll für beide Parteien Sicherheit und Schutz vor Haftung gegenüber späteren Nachforderungen für Reparaturen. Zudem spielt das Übergabeprotokoll auch für beide Parteien eine wichtige Rolle, wenn es um die spätere Auszahlung der Mietkaution geht.

d) Übergabeprotokoll beim Hausverkauf

Im Falle eines Immobilienverkaufs erfolgt die Übergabe der Immobilie vom Verkäufer an den Käufer in der Regel, nachdem die Zahlung des Kaufpreises erfolgt ist.

e) Übergabeprotokoll bei Gewerberäumen

Beim Verkauf von Gewerbeimmobilien und Gewerbeflächen empfiehlt sich die Anfertigung eines Übergabeprotokolls genau wie bei Wohnräumen.

Da das Wohnungsübergabeprotokoll nicht verpflichtend ist, gibt es grundsätzlich auch keine rechtlichen Vorgaben, was es beinhalten soll. Grundsätzlich sollten alle Bereiche der Immobilie abgedeckt sein, um Mängel einfach und genau festzuhalten und sich selbst abzusichern.

Sind Räume in einwandfreiem Zustand und werden sie besenrein übergeben, sollte auch das erwähnt werden. Darüber hinaus gehören Absprachen bzw. Vereinbarungen über noch anstehende Reparaturen ins Protokoll. Handelt es sich nicht um eine Wohnung, sondern ein Haus, das vermietet wird, muss das Übergabeprotokoll unter Umständen um einige Punkte ergänzt werden.

Alle Räume sollten im Übergabeprotokoll einzeln benannt und vorhandene Mängel so genau wie möglich beschrieben werden. Denn je genauer die Beschreibungen sind, desto beweiskräftiger ist das Protokoll. Für den Fall, dass sich Mieter und Vermieter bei der Besichtigung wegen eines Schadens nicht einig sind, sollten sie ihn trotzdem mit den unterschiedlichen Meinungen ins Wohnungsübergabeprotokoll eintragen. Im Falle von gravierenden Schäden hat der Mieter das Recht, diese vom Vermieter beheben zu lassen. Zudem sollten alle mitvermieteten, elektronischen Geräte, Duschen, Wasserhähne sowie Toilettenspülungen und Heizkörper auf ihre Funktionalität getestet werden.

3.1 Das Wohnungsübergabeprotokoll

Das wohl gängigste Protokoll ist das Wohnungsübergabeprotokoll. Hierfür gibt es online viele kostenlose Checklisten und Muster als Word- oder PDF-Dokument, die man einfach und direkt downloaden kann. Folgende Inhalte sollten bestenfalls im Wohnungsübergabeprotokoll enthalten sein:

• Name und Adresse des Mieters und Vermieters sowie gegebenenfalls von Zeugen

• Anschrift der Wohnung und Lage der Wohnung im Haus

• Datum der Übergabe, des Einzugs beziehungsweise des Auszugs und der letzten Renovierung

• Auflistung der einzelnen Räume

• Inhalt des Heizöltanks (falls vorhanden)

• Alle vorhandenen Mängel und Schäden (gesprungene Fliesen, Kratzer im Parkett, abgeplatzter Lack an der Tür, fehlende Sockelleisten etc.)

• Gegebenenfalls Aufnahme von Inventar

Zählerstände

Bei der Wohnungsübergabe ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass sämtliche Zählernummern und die dazugehörigen Zählerstände sowohl beim Ein- als auch Auszug festgehalten werden. Dazu zählen Gas, Wasser, Strom sowie Heizung bzw. Öl. Diese Angaben müssen an das jeweilige Versorgungsunternehmen weitergeleitet werden.

Schlüssel
Bei der Schlüsselübergabe sollten Sie genauestens auf die Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel, zum Beispiel Haustür- und Wohnungsschlüssel sowie Briefkasten- und Kellerschlüssel achten. Denken Sie bei der Schlüsselübergabe auch an Schlüssel von Fenstern, Balkontüren, Dachboden sowie für Innentüren oder Mülltonnenboxen. Bei Verlust eines Schlüssels sollten Mieter umgehend den Vermieter informieren und müssen ggf. die Kosten für einen Ersatzschlüssel tragen.

3.2 Das Hausübergabeprotokoll

In den grundlegenden Punkten gleicht sich das Übergabeprotokoll eines Hauses mit dem einer Wohnung. Allerdings ist das Hausübergabeprotokoll noch um einiges umfangreicher. Verfügt das Haus beispielsweise über einen Garten mit Gartenhäuschen, muss dieses ebenfalls protokolliert werden.

3.3 Übergabeprotokoll für den Gewerberaum

Für eine ordnungsgemäße Übergabe von Gewerberäumen empfiehlt es sich, ein Übergabeprotokoll anzufertigen. Online lassen sich viele Mustervorlagen für ein Übergabeprotokoll für einen Gewerberaum als Word- oder PDF-Dokument finden. Im Grunde gleichen diese den Abnahmeprotokollen für Wohnungen, denn auch hier sollte jeder Raum einzeln und genau betrachtet und protokolliert werden.

3.4 Braucht man ein Übergabeprotokoll beim Hausverkauf?

Während das Wohnungsübergabeprotokoll bei der Vermietung quasi ein Muss darstellt, gestaltet sich die Mängeldokumentation beim Immobilienverkauf deutlich schwieriger. Denn bei Gebrauchtimmobilien gilt meist der Grundsatz „gekauft wie gesehen“, was bedeutet, dass eine Haftung wegen Sachmängeln durch den Kaufvertrag für ein Haus oder eine Wohnung ausgeschlossen ist. Eine Ausnahme sind hierbei nur arglistig bzw. bewusst vom Verkäufer verschwiegene Mängel, in welchem Fall der Käufer im Zuge der Mängelhaftung im Nachhinein Ansprüche geltend machen kann. Um beim Immobilienverkauf einen späteren Rechtsstreit zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Immobilie vor dem Verkauf, also vor der Unterzeichnung des Kaufvertrags, von Experten, wie beispielsweise einem Immobilienmakler oder einem Immobiliengutachter, beurteilen zu lassen. Spätestens bei der Hausübergabe müssen dem neuen Besitzer, also dem Käufer, zudem alle wichtigen Dokumente vom Verkäufer übergeben werden. Dazu zählen:

• Energieausweis

• Grundsteuerbescheide

• Baupläne und Grundrisse

• Bauverträge

• Versicherungsscheine

• Wartungsverträge

• Gewährleistungsunterlagen, Garantiescheine, Handwerkerverträge

Das Wohnungsübergabeprotokoll hat den Zweck, den Zustand einer Mietwohnung sowohl beim Ein- als auch beim Auszug beweissicher festzuhalten. Dabei besteht keine gesetzliche Pflicht zur Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls. Es ist also nur rechtlich bedeutsam, wenn beide Parteien das Dokument anerkennen und unterschreiben. Im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung kommt dem Übergabeprotokoll dann eine mit dem Mietvertrag vergleichbare Beweiswirkung zu.

Grundsätzlich ist der Mieter dazu verpflichtet, die Wohnung in dem Zustand zu übergeben, der im Mietvertrag vereinbart wurde. In den meisten Fällen setzt das eine besenreine Übergabe voraus. Das bedeutet, eine Renovierung in einem solchen Umfang, in dem der Mieter die Wohnung selbst “abgewohnt” hat. Starre Renovierungsfristen sowie Formularklauseln sind laut Urteil des Bundesgerichtshofes (BGH) ungültig. Frühere Entscheidungen des BGHs hatten vorausgesetzt, dass der Mieter auch bei einer zu Mietbeginn unrenovierten Wohnung für die Schönheitsreparaturen zuständig ist. Solche Regelungen sind jedoch inzwischen unwirksam, da sie eine unangemessene Benachteiligung für den Mieter bedeuten.

Insofern nichts Abweichendes im Mietvertrag vereinbart wurde, sind die folgenden Schönheitsreparaturen Pflicht des Mieters:

• Tapezieren und Streichen der Wände sowie Decken

• Streichen von Heizkörpern sowie Heizungsrohren

• Streichen von Innentüren, Innenseiten von Außentüren und Fenstern

• Schließen von Dübel- und Bohrlöchern

Die folgenden Arbeiten gehören nicht zu den üblichen Renovierungsarbeiten:

• Außenanstriche bei Fenstern und Türen

• Renovierung des Treppenhauses oder sonstiger Gemeinschaftsräume

• Beseitigung von Schäden am Mauerwerk oder an Deckenrissen sowie von Schäden am Putz

• Reparaturen an Lichtschaltern, Türschlössern, Elektroleitungen, Gasleitungen und Heizkörpern

• Abschleifen und Versiegeln von Parkettfußböden

• Auswechseln von Teppichböden, die der Vermieter gelegt hat

Da das Übergabeprotokoll meist beim Auszug eines Mieters innerhalb der Mietwohnung angefertigt und unterschrieben wird, kann es durchaus sein, dass der Mieter ein Widerrufsrecht hat. Es liegt ein außerhalb von Geschäftsräumen geschlossener Vertrag nach § 312b Absatz 1 Satz 1 BGB vor. Wenn der Vermieter als Unternehmer handelt, steht dem Mieter ein Widerrufsrecht nach § 312g Absatz 1 BGB in Verbindung mit § 355 Absatz 2 BGB zu. Die Frist beläuft sich hierbei auf 14 Tage bei entsprechender Belehrung, ansonsten auf zwölf Monate plus 14 Tage.

Unter welchen Umständen der Vermieter als Unternehmer handelt, ist vom Einzelfall abhängig. Wenn es sich bei der vermietenden Partei um eine juristische Person, beispielsweise eine GmbH, handelt, ist davon auszugehen, dass als Unternehmer gehandelt wird. Ist der Vermieter eine natürliche Person, so ist die Rechtslage weniger eindeutig.

6.1 Wann ist ein Übergabeprotokoll unwirksam?

Der Mieter oder neue Eigentümer übernimmt die Immobilie in dem im Übergabeprotokoll festgehaltenen Zustand. Eine Immobilie, die ohne Protokoll übergeben wurde, ist nicht automatisch mangelfrei. Eine solche Formularklausel wird als unwirksam bewertet. Das Übergabeprotokoll dient der Dokumentation über bereits bestehende Mängel und Schäden in einer Wohnung bzw. einem Haus. Durch eine Unterschrift erkennen beide Vertragsparteien das Übergabeprotokoll als wirksam an. Es kann beiden Vertragsparteien bei einer späteren Beweispflicht von Mängeln zu Gute kommen. Dennoch ist die Anfertigung eines Haus- bzw. Wohnungsübergabeprotokolls keine Pflicht.

Die Schadensersatzansprüche des Vermieters sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt: Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren nach sechs Monaten. Die Verjährung beginnt mit dem Zeitpunkt, an dem er die Mietsache zurückerhält. Mit der Verjährung des Anspruchs des Vermieters auf Rückgabe der Mietsache verjähren auch seine Ersatzansprüche (§ 548 Absatz 1 BGB).

7.1 BGH-Urteil zur Verjährungsfrist

Im verhandelten Fall (AZ: VIII ZR 8/11) hatte die Vermieterin ihren ehemaligen Mieter auf Schadensersatz verklagt. Die Klägerin hatte die Wohnung - in einem von ihr auch selbst bewohnten Zweifamilienhaus - 30 Jahre lang an den Beklagten vermietet. Ende Juni 2007 räumte der Mieter die Wohnung aufgrund unüberbrückbarer Differenzen zwischen den beiden Parteien. Er kündigte das Mietverhältnis am 02.07.2007 fristlos wegen “Vertrauensverlustes” und hilfsweise ordentlich zum 30.09.2007. Beide Parteien einigten sich zu einer Abnahme der Wohnung am 01.10.2007.

Bereits am 30.06.2007 bot der Mieter der Vermieterin an, die Wohnung zurückzugeben. Als sie dieses ablehnte, warf der Mieter den Wohnungsschlüssel in den Briefkasten seiner ehemaligen Wohnung. Nachdem am 01.10.2007 die “offizielle” Wohnungsübergabe erfolgt war, beantragte die Vermieterin am 19.03.2008 einen Mahnbescheid, in dem sie die entstanden Schäden in der Wohnung ersetzt verlangte. Der Mieter berief sich daraufhin auf die sechsmonatige Verjährungsfrist, die begonnen hatte, als er die Wohnung am 30.06.2007 zurückgab (§ 548 Absatz 1 Satz 2 BGB).

Das BGH-Urteil
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass die Schadensersatzansprüche nicht verjährt sind. Die Klägerin hat nicht Ende Juni/Anfang Juli die Sachherrschaft über die Wohnung zurückerhalten, auch nicht nachdem der Mieter den Wohnungsschlüssel in den Briefkasten seiner bisherigen Wohnung geworfen hatte. Beide Parteien hatten sich auf den Übergabetermin am 01.10.2007 geeignet und diesen auch eingehalten. Die Verjährung hat somit erst mit Ablauf des 01.10.2007 begonnen, da die Vermieterin die Wohnung erst an diesem Tag zurückerhalten hat.

• Tipp 1: Beide Parteien bekommen eine Abschrift des Wohnungsübergabeprotokolls
  Damit es im Nachhinein keine Probleme gibt und das Protokoll nicht nachträglich geändert und dies auch nicht behauptet werden kann, ist es ratsam, beiden Parteien eine Abschrift des Übergabeprotokolls zu übergeben. Natürlich müssen auch beide Parteien das Übergabeprotokoll der Wohnung unterschreiben.

• Tipp 2: Machen Sie Fotos
  Jegliche Schäden sollten bei der Wohnungsübergabe mit Fotos dokumentiert werden. Am besten eignen sich Fotos, die mit einem Zeitstempel versehen sind. In der Regel werden solche Bilder bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als Beweis anerkannt.

• Tipp 3: Achten Sie auf die Anwesenheit eines neutralen Zeugen
  Sollte kein Übergabeprotokoll angefertigt werden, ist es ratsam, einen neutralen Zeugen zur Übergabe mitzunehmen. Dieser kann im Zweifelsfall bestätigen, welche Schäden bereits vorhanden waren und welche erst später dazu gekommen sind. Übrigens: Auch der Immobilienmakler kann ein Zeuge sein.

• Tipp 4: Lassen Sie sich Zeit
  Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Wohnungsübergabe bzw. auch für die Hausübergabe. Begehen Sie jeden Raum einzeln und testen Sie auch Lichtschalter und Heizungen.

• Tipp 5: Handeln Sie schnell bei verdeckten Mängeln
  Bei verdeckten Mängeln, wie einer defekten Telefondose, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind und ggf. bei der Wohnungsübergabe übersehen wurden, sollte schnell gehandelt werden. Wenn beispielsweise ein Mieter den Mangel erst nach der Wohnungsübergabe entdeckt, sollte er seinen Vermieter sofort darüber informieren – am besten schriftlich. Dann können die Parteien den Schaden nachträglich in das Übergabeprotokoll der Wohnung aufnehmen. Sollte der Vermieter nach dem Auszug des Mieters verborgene Schäden entdecken, sollte der Vermieter dies dem ehemaligen Mieter ebenfalls unverzüglich mitteilen. Die Parteien sollten den Schaden dann nachträglich in das Übergabeprotokoll der Wohnung einfügen. Für den Fall, dass der ehemalige Mieter den Schaden nachweisbar arglistig verschwiegen hat, kann der Vermieter das Übergabeprotokoll für die Wohnung anfechten.

Wer Immobilien vermietet, fordert die Mietkaution als Sicherheit ein, mit der er nach Ende des Mietverhältnisses Ansprüche aufrechnen darf, die ihm gegen den Mieter noch zustehen. Solche Ansprüche können sich etwa aus Schäden, unterlassenen Schönheitsreparaturen oder Mietrückständen ergeben. Der Vermieter muss seine Ansprüche für den Mieter nachvollziehbar aufstellen und mit belastbaren Gründen und Kosten belegen.

Da sich mit dem Übergabeprotokoll für eine Wohnung klar für den Vermieter feststellen lässt, wer welche Schäden verursacht hat, ist das Protokoll für die Rückzahlung der Kaution von entscheidender Bedeutung. Nach der Gegenzeichnung kann der Mieter sich nicht mehr darauf berufen, dass ihm ein bestehender Mangel nicht bekannt war. Andererseits kann das Wohnungsübergabeprotokoll den Mieter auch schützen, da darin auch festgehalten wird, wenn keine Mängel vorhanden sind, sodass der Vermieter dann keine Berechtigung zur Beanstandung hat.

Ein Übergabeprotokoll ist keine Pflicht, bietet jedoch viele Vorteile für beide Vertragsparteien. Sowohl bei Miet- als auch bei Kaufverträgen. Ein sorgfältig angefertigtes Übergabeprotokoll für ein Mietobjekt kann sowohl dem Mieter als auch dem Vermieter später viel Zeit und Ärger ersparen. Es wird am besten zum Zeitpunkt des Ein- und Auszugs sowie bei einem Mieterwechsel angefertigt. Das bei der Wohnungsbesichtigung angefertigte Übergabeprotokoll dient dem Vermieter als Beweismittel um spätere Schadensersatzforderungen zu rechtfertigen. Aber auch der Mieter ist abgesichert, falls der Vermieter später ungerechtfertigte Ansprüche stellen sollte. Wichtig ist, sich bei dem Übergabeprotokoll genügend Zeit zu nehmen und alle bestehenden Mängel, wie beispielsweise Schimmel, Flecken oder Beschädigungen an den Wänden, genauestens zu dokumentieren. So stehen beide Parteien später auf der sicheren Seite. Auch bei der Schlüsselübergabe ist es wichtig, alle vorhandenen Schlüssel, auch für die Fenster und den Keller, zu dokumentieren.

Beim Hausverkauf gestaltet sich die Mängeldokumentation deutlich schwieriger. Kaufinteressenten sollten die Immobilie vorab von einem Experten, beispielsweise von einem Immobilienmakler oder einem Immobiliengutachter, beurteilen lassen.